Kegiatan ini dipimpin langsung Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Disperpusip) Kota Magelang Isa Ashari, dan dihadiri seluruh perwakilan OPD terkait. Pemusnahan menggunakan alat khusus penghancur kertas.
Isa Ashari menjelaskan arsip yang dimusnahkan ini adalah arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna, habis retensinya dan telah dinyatakan musnah sesuai dengan jadwal retensi arsip.
"Adapun 939 berkas tersebut merupakan arsip yang retensinya diatas 10 tahun dan dibawah 10 tahun," terang Isa, ditemui usai kegiatan.
Seluruh arsip tersebut dibagi dalam 2 kelompok, yakni arsip yang dimusnahkan sesuai surat persetujuan pemusnahan arsip dari Kepala Arsip Nasional RI (ANRI) No B-KN.00.03/185/2020 tanggal 10 September 2020, berjumlah 295 berkas. Retensi arsip kelompok ini diatas 10 tahun.
Selanjutnya arsip yang dimusnahkan berdasarkan surat persetujuan dari Wali Kota Magelang No. 045.35/431/290 tanggal 6 Agustus 2020, berjumlah 644 berkas. Retensi arsip kelompok ini dibawah 10 tahun.
Menurut Isa, pemusnahan arsip bertujuan untuk mengurangi penumpukan arsip atau dokumen yang sudah tidak memiliki nilai guna dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan pengelolaan kearsipan yang sesuai jadwal retensi arsip. Pemusnahan harus memenuhi ketentuan dan prosedur agar tidak muncul persoalan hukum.
"Arsip yang tidak dimusnahkan hanya akan jadi beban dan membuat tidak nyaman tempat kerja. Namun juga tidak boleh dibuang sembarangan atau dijual karena khawatir disalahgunakan, berbahaya," tegas Isa.
Dikatakan, pemusnahan bisa dilakukan oleh OPD masing-masing menggunakan alat penghancur kertas atau dibakar. Namun sebelumnya OPD harus melaporkan ke Disperpusip yang selanjutnya akan dibentuk tim khusus guna mendampingi OPD mulai dari pemilahan arsip sampai pemusnahan.
Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Disperpusip Kota Magelang Tartib Karyadi menambahkan, pemusnahan arsip membutuhan persetujuan ANRI untuk arsip retensi 10 tahun keatas, yang mengusulkan harus bupati/walikota.
"Namun tidak banyak kota/kabupaten di Jawa Tengah yang melaksanakannya," ucap Tartib.(Kb.M2)
Tidak ada komentar: